DATRIX INGENIERÍA SPA
GESTIÓN DOCUMENTAL”
EWALDO GOTSCHLICH B.
INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL
HECTOR TORRES F.
INGENIERO COMERCIAL/C. AUDITOR
Noviembre 2018
GESTIÓN DOCUMENTAL: CLAVE PARA LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
En Chile, cada vez más empresas e instituciones del Estado
transforman sus procesos tradicionales a sistemas basados en
herramientas informáticas y de comunicación de última
generación.
LaTransformación Digitales una realidad que avanza sin parar
y en Chile ya hay muchos procesos que funcionan digitalmente
con integración de sistemas, así por ejemplo el cheque fue
reemplazado por la transferencia electrónica; las facturas físicas
ahora son electrónicas, es posible realizar todo el proceso de
reserva y compra de pasajes, hoteles, etc., por Internet, etc.
Se trata de una tendencia mundial que se está consolidando La
tecnología ofrece muchas posibilidades, la conectividad es
mucho mayor que antes y han bajado los precios de los
componentes, todo esto le da sentido a la transformación digital.
LA BASE DEL CAMBIO ES LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Si bien los beneficios están a la vista, aún hay organizaciones
que no se animan o están enfocadas en incorporar tecnología a
su atención al cliente, dejando de lado el backoffice (atrás de la
oficina).
Muchas veces, atienden digitalmente, pero al interior funcionan
como hace 20 años. Y en esto la Gestión Documental Digital es
clave, desde el manejo de papel, hasta la originación de
documentos electrónicos y la gestión de la información.
Las empresas podrían realizar todos sus procesos
administrativos en forma digital, solo es cosa de tiempo y de
perderle el miedo, los beneficios justifican con creces el ajuste
interno y los costos que esto implica.
DESVENTAJAS, LIMITACIONES Y PROBLEMAS
DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
Barreras geográficas.
Extravío documentación.
Un documento, cualquiera que sea puede ser consultado
por una persona a la vez.
Errores en la indexación de archivos físicos.
Errores incurridos, en el proceso de archivar los
documentos físicos: facturas, guías de despacho, ordenes
de compra, notas de crédito; notas de débito, liquidación
factura; contratos, finiquitos, liquidaciones de sueldos,
comprobantes de caja, planos, etc.
Documentos físicos que tienen pérdida de su nitidez y/o
su contenido.
Se debe pagar por custodia física.
BENEFICIOS DE LA TRANSFORMACIÓN
DIGITAL
Al hacer un cambio al mundo electrónico, se
eliminan la mayoría de las limitaciones.
Así, se puede firmar un documento generado en
China minutos atrás, más aún, lo podemos ver
simultáneamente varias personas en diferentes
países; puede estar en un servidor o en la Nube, y
se puede trabajar en la oficina, la casa, en días
hábiles o fines de semana.
No hay límite. Se trata de un cambio estructural
con beneficios muyamplios.
BENEFICIOS ESPECÍFICOS DE LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Desaparecen las barreras geográficas.
Se pueden aprovechar los beneficios de estar en la
nube: trabajar en cualquier lugar y horario.
La información puede ser accedida por más de
una persona simultáneamente.
Se puede trabajar en línea, en forma individual, o
en equipo colaborativamente, sin importar donde
se encuentren los usuarios.
Favorece la gestión del conocimiento, ya que la
información está en el sistema a disposición de
quienes la necesiten.
BENEFICIOS ESPECÍFICOS DE LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Desaparece el descuadre y extravío del mundo
físico al estar en un sistema electrónico que tiene
componentes de resguardo que protegen la
información.
Disminuyen significativamente los tiempos de
proceso.
Es mucho más fácil y rápido escalar un proceso
electrónico, tanto horizontal como verticalmente.
Los procesos de firma electrónica de documentos
son más versátiles, igualmente efectivos y más
eficientes que los de firma física.
DATRIX INGENIERÍA SPA
DATRIX INGENIERÍA SPA cuenta con experiencia en
Gestión Documental y, ofrece un servicio integral,
eficiente, ágil y efectivo para lograr una transformación
digital exitosa.
Está en condiciones de: digitalizar papeles físicos,
originar documentos electrónicamente; armar flujos de
procesos para que sean operados electrónicamente;
puede alojar los documentos en sus servidores, o en los
de sus clientes; puede proveer de scanners físicos para
que los operen ellos, o puede ir a buscar papeles y
procesarlos en su Centro de Procesamiento.
OFERTA DE SERVICIOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Ofrecemos servicios de captura, indexación,
almacenamiento, compartimiento y visualización,
de registros físicos (textos o imágenes), mediante
escaneo manual y automático, de los flujos de
documentos provenientes tanto de fuentes internas
como externas de la empresa.
Servicio incluye escaneo de documentos frágiles o
arrugados y soportes complicados, tales como libros,
sellos, sobres o documentos con post-it.
OFERTA DE SERVICIOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Escaneado a doble cara de una pasada que garantiza
un procesamiento rápido de documentos, a la vez
que es posible escanear una amplia y versátil
variedad de soportes, tales como papel de un grosor
desde 27 gsm o tarjetas de un grosor de hasta 413
gsm.
Las imágenes obtenidas en formato PDF pueden ser
utilizadas por diversos sistemas informáticos a la
vez, se pueden consultar simultáneamente, a través
de internet, lo que no se puede hacer con el archivo
físico
Te invitamos a contactarnos a través del formulario incluido en esta
publicación.
CONSULTAS DE SERVICIOS A:
Les invitamos a contactarnos y consultar
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